Saiba como acabar com o desperdício de tempo na sua empresa

Com o passar dos anos em um emprego, qual funcionário ainda possui o entusiasmo e comprometimento dos primeiros meses? Qual ainda crê que tem papel relevante no trabalho após algum tempo? Alguns fatores destroem a ambição e diminuem a energia dos funcionários: burocracia, rotinas improdutivas, falta de planejamento, entre outros. Por causarem desmotivação, esses fatores têm como consequência o desperdício de tempo e capital nas empresas, pois a energia e proatividade dos funcionários são elementos essenciais para elas.

Sabemos que aquela paixão pelo novo emprego geralmente passa. Porém, é possível fazer com que os funcionários se mantenham comprometidos e empolgados se as empresas acabarem com certos entraves organizacionais que diminuem a produtividade e causam desperdícios. Dentre esses entraves, podemos citar: muitas reuniões, muitos processos, metas sem sentido, obrigatoriedade de trabalhos sem relevância.

Quando atacamos a origem desses problemas, as instituições conseguem acabar com as atividades desnecessárias, restaurar a força de trabalho, e com isso, direcionar a empresa para um novo rumo. Esse objetivo pode ser alcançado utilizando os 3 “R”:

• Revisão das prioridades, estrategicamente falando.
• Revisão dos orçamentos.
• Revisão do modelo operacional.

Usando estas três diretrizes ao mesmo tempo, é possível reorganizar e criar um foco objetivo para os negócios. Veja abaixo.

Revisão das prioridades, estrategicamente falando.

Primeiramente, é preciso rever a organização em cada unidade de negócio. É provável encontrar fontes improdutivas (ampliação da marca e portfólio para mercados nos quais o produto não é diferenciado ou possui baixo lucro). A expansão de algumas operações aumenta a complexidade do negócio, causando uma desaceleração no processo e nos custos, desviando os recursos de ideias mais lucrativas.

Um exemplo disso pode ser visto nas grandes indústrias farmacêuticas, elas são concorrentes em muitas categorias, o que aumenta sua fama. No entanto, o retorno dos acionistas acaba diminuindo. Em pesquisa feita pela Bain & Company’s de Chicago, revelou-se que os líderes no segmento são os maiores geradores de valores em uma empresa de biofármacos. Quem alia essa liderança com o foco no portfólio, garante anualmente, um retorno duas vezes maior para os acionistas, quando comparados com as empresas que diversificam o portfólio.

É preciso coragem para reduzir um segmento que cria entraves organizacionais. Durante o processo, a curva de crescimento pode ser instável, porém, o resultado será um portfólio com maior rentabilidade e projeção de crescimento.

Revisão dos orçamentos

Outro entrave organizacional é a forma como as empresas alocam as verbas, realizando trabalhos inúteis. Mas, parar com esse financiamento não é tão fácil.

Primeiramente precisamos entender o que é o orçamento base zero (OBZ). Trata-se de uma ferramenta de estratégia, usada por empresas na elaboração do Planejamento Orçamentário para um determinado período a partir de uma base zerada, que consiste em não levar em consideração as receitas, custos, despesas e investimentos dos anos anteriores (conhecida como base histórica).

Esse método parte da premissa que, a maioria das empresas, elabora seu orçamento considerando que todos os gastos do último exercício serão imprescindíveis novamente, e que todas as metas de receitas serão alcançadas, o que pode não acontecer. Esta atitude gera um orçamento inflado e desajustado com os objetivos, já que os valores não estão sendo analisados cuidadosa e detalhadamente.

Empresas visionárias fazem essa mudança até antes do mercado ou certo investidor demandar. Como exemplo, temos a 3G Capital, que utilizou o orçamento base zero para eliminar etapas, esclarecer funções e padronizar processos na Kraft Heinz. Um ponto interessante do resultado foi uma diminuição de 300 para 40 e-mails por dia, além da diminuição da quantidade de reuniões, tornando-as mais pontuais e eficientes.

Revisão do modelo operacional

Depois que o portfólio estiver organizado e o orçamento zerado, é preciso renovar o modelo operacional, eliminando toda atividade desnecessária ou processo disfuncional que aumentam o desperdício de tempo dos negócios.

Um segredo é perguntar: “como essa tarefa ajuda a entender melhor nosso cliente?”. É possível até procurar fraquezas dentro da própria organização, pessoas que não sejam da mesma área ou unidade, trabalhando pelo mesmo objetivo, sem responsabilidades. É preciso reduzir, centralizar ou terceirizar em situações onde se encontram ineficiências no processo.

Um grande exemplo foi a reviravolta extraordinária da empresa Ford. No ano de 2006, Alan Mulally exercia o cargo de CEO, e junto com sua equipe sênior traçou uma nova metodologia, revisando o modelo operacional da Ford. A partir de então, a empresa mudou de um modelo regional para um modelo funcional global, investindo em operações mais eficientes, uma delas foi a diminuição do número de plataformas de automóveis. O comportamento e a administração foram modificados, através de debate honesto para buscar o surgimento dos problemas. A equipe foi incentivada a simplificar as formas de trabalho, reduzindo reuniões ineficazes e horas de trabalho improdutivas. Com isso a Ford voltou a ter rentabilidade, sem depender do contribuinte americano.

As empresas que seguem esses três passos conseguem melhorar a performance, com a criação de um ambiente onde a energia individual e criatividade se transformam em produtividade. Funcionários que executam tarefas nesse cenário propício tendem a acreditar mais que o espírito de “funcionário novo” consegue ser mantido, e que o trabalho, ao invés de acabar com sua energia, será a fonte dela.