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Todos concordam que a forma de preparar uma reunião pode resultar no seu sucesso ou fracasso. A quantidade de tempo demandada para preparação de reuniões é diretamente proporcional ao seu sucesso, quanto mais preparo, melhor. A dificuldade é achar tempo suficiente para esse planejamento.

Neste artigo ensinamos a planejar uma reunião de forma rápida e fácil. Utilizando uma lista completa, com as ações que fazem parte de uma boa preparação, será possível dominar e antecipar todos os âmbitos e possibilidades, e garantir que nem você nem as pessoas envolvidas percam tempo.

Lista com as perguntas que você deve fazer a si mesmo para o planejamento de uma reunião:

  • Definiu o objetivo da reunião?
  • Confirmou se ela é necessária?
  • Criou uma pauta prévia?
  • Convocou os participantes corretos e delegou funções?
  • Definiu o local e a data da reunião?
  • Já confirmou se o local está disponível nesse horário?
  • Já convidou as pessoas?
  • Enviou a pauta prévia para os participantes principais e interessados?
  • Enviou material prévio ou solicitações exigindo um preparo preliminar?
  • Verificou certos quesitos pessoalmente com os convidados, se necessário?
  • Já definiu a forma de tomada de decisão que será utilizada? (votação, consenso, votos prioritários, etc.).
  • Adquiriu testou os equipamentos que serão utilizados?
  • Concluiu a pauta e compartilhou com os convocados?
  • Confirmou a presença dos principais participantes, e se eles possuem conhecimento dos seus papéis?
  • Elaborou as mídias e materiais de apresentação?

Abaixo esclarecemos melhor alguns desses pontos:

DEFINA O OBJETIVO DA REUNIÃO

Tomar uma decisão, resolver um problema, incentivar sua equipe, passar novas informações. Esses são alguns assuntos que podem compor a pauta de uma reunião. Definir o objetivo é a primeira ação do planejamento, ele irá conduzir os próximos itens.

CONFIRME SE A REUNIÃO É NECESSÁRIA

Não inclua mais uma reunião na agenda, sem descartar as outras maneiras de alcançar seu objetivo primeiro. Não faça uma reunião caso:

  1. Não tenha nenhum tempo para o planejamento.
  2. Outra forma de comunicação resolver o problema.
  3. O foco seja uma questão pessoal ou desconfortável para alguém, onde um diálogo individual seja mais adequado.
  4. Seja necessária uma série de opiniões individuais.
CRIE UMA PAUTA PRÉVIA

Elabore uma sequência para apresentação. Separe um tempo para uma pequena introdução a fim de contextualizar a todos e um tempo para uma discussão sobre as próximas ações ao final da reunião. Planeje o tempo para cada item e a ordem deles. Uma reunião fica mais complicada para as pessoas manterem o foco quando se prolonga demais.

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CONVOQUE OS PARTICIPANTES CORRETOS

Identifique quem pode ajudar a chegar ao objetivo e quem será impactado com ele. Selecione os principais tomadores de decisão, pessoas interessadas no assunto da reunião, pessoas que precisam saber sobre as informações expostas e qualquer outra pessoa que seja necessária para que todas as ações sejam realizadas. Só convide as pessoas estritamente necessárias.

DELEGUE FUNÇÕES

Para garantir o foco e o envolvimento de todos, defina de quem serão os seguintes papéis:

  1. Mediador: para conduzir a discussão, garantindo a igualdade de oportunidade para exposição da opinião entre todos e a neutralidade.
  2. Tomador de notas: para reter as principais ideias e decisões e compartilhar com os outros integrantes.
  3. Controlador de tempo: para garantir a evolução eficiente da reunião.
  4. Colaborador: para manter a discussão em pauta sem perda do foco.
  5. Especialista: para expor seu conhecimento sobre assuntos específicos.
DEFINA O LOCAL E DATA DA REUNIÃO

O local onde a reunião ocorrerá faz a diferença. Para uma reunião informal é aconselhável uma sala pequena com cadeiras em círculo. Se a reunião for mais formal e rígida, é adequando usar uma sala de conferência.

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CONVIDE AS PESSOAS

Tenha certeza que todos os participantes saibam o objetivo da reunião. Pense na opção de enviar convites individualmente, além da agenda eletrônica. Falar pessoalmente também é uma boa opção quando é possível.

 ENVIE O MATERIAL PRÉVIO OU SOLICITE UM PREPARO PRELIMINAR

Disponibilize qualquer conteúdo com pelo menos dois dias de antecedência e deixe claro que é necessária a leitura do material.

DEFINA A FORMA DE TOMADA DE DECISÃO

A escolha da maneira como as decisões serão tomadas garantem que a reunião tenha um resultado sólido.

CONCLUA A PAUTA E COMPARTILHE COM OS CONVOCADOS

Caso a pauta seja alterada, disponibilize a versão final aos integrantes. Garanta que esteja pronto para conduzir um debate sobre cada ponto da pauta e que delegou os itens aos participantes corretos.

PREPARE-SE

Se você planejou e praticou sua apresentação, imprimiu o material que precisa ser distribuído e cuidou de todos os detalhes de última hora, sua reunião certamente será um sucesso. Um bom planejamento aumenta a confiança do condutor, tornando-o pronto e apto para uma reunião importante.

Fundador da About Grow. Cria estratégias de Marketing Digital com base no Inbound, desenvolve websites e e-commerces, participa dos processos de criações gráficas, escreve artigos e estuda Data Science e Big Data. Apaixonado por empreendedorismo.

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