Todos concordam que a forma de preparar uma reunião pode resultar no seu sucesso ou fracasso. A quantidade de tempo demandada para preparação de reuniões é diretamente proporcional ao seu sucesso, quanto mais preparo, melhor. A dificuldade é achar tempo suficiente para esse planejamento.
Neste artigo ensinamos a planejar uma reunião de forma rápida e fácil. Utilizando uma lista completa, com as ações que fazem parte de uma boa preparação, será possível dominar e antecipar todos os âmbitos e possibilidades, e garantir que nem você nem as pessoas envolvidas percam tempo.
Lista com as perguntas que você deve fazer a si mesmo para o planejamento de uma reunião:
- Definiu o objetivo da reunião?
- Confirmou se ela é necessária?
- Criou uma pauta prévia?
- Convocou os participantes corretos e delegou funções?
- Definiu o local e a data da reunião?
- Já confirmou se o local está disponível nesse horário?
- Já convidou as pessoas?
- Enviou a pauta prévia para os participantes principais e interessados?
- Enviou material prévio ou solicitações exigindo um preparo preliminar?
- Verificou certos quesitos pessoalmente com os convidados, se necessário?
- Já definiu a forma de tomada de decisão que será utilizada? (votação, consenso, votos prioritários, etc.).
- Adquiriu testou os equipamentos que serão utilizados?
- Concluiu a pauta e compartilhou com os convocados?
- Confirmou a presença dos principais participantes, e se eles possuem conhecimento dos seus papéis?
- Elaborou as mídias e materiais de apresentação?
Abaixo esclarecemos melhor alguns desses pontos:
DEFINA O OBJETIVO DA REUNIÃO
Tomar uma decisão, resolver um problema, incentivar sua equipe, passar novas informações. Esses são alguns assuntos que podem compor a pauta de uma reunião. Definir o objetivo é a primeira ação do planejamento, ele irá conduzir os próximos itens.
CONFIRME SE A REUNIÃO É NECESSÁRIA
Não inclua mais uma reunião na agenda, sem descartar as outras maneiras de alcançar seu objetivo primeiro. Não faça uma reunião caso:
- Não tenha nenhum tempo para o planejamento.
- Outra forma de comunicação resolver o problema.
- O foco seja uma questão pessoal ou desconfortável para alguém, onde um diálogo individual seja mais adequado.
- Seja necessária uma série de opiniões individuais.
CRIE UMA PAUTA PRÉVIA
Elabore uma sequência para apresentação. Separe um tempo para uma pequena introdução a fim de contextualizar a todos e um tempo para uma discussão sobre as próximas ações ao final da reunião. Planeje o tempo para cada item e a ordem deles. Uma reunião fica mais complicada para as pessoas manterem o foco quando se prolonga demais.
CONVOQUE OS PARTICIPANTES CORRETOS
Identifique quem pode ajudar a chegar ao objetivo e quem será impactado com ele. Selecione os principais tomadores de decisão, pessoas interessadas no assunto da reunião, pessoas que precisam saber sobre as informações expostas e qualquer outra pessoa que seja necessária para que todas as ações sejam realizadas. Só convide as pessoas estritamente necessárias.
DELEGUE FUNÇÕES
Para garantir o foco e o envolvimento de todos, defina de quem serão os seguintes papéis:
- Mediador: para conduzir a discussão, garantindo a igualdade de oportunidade para exposição da opinião entre todos e a neutralidade.
- Tomador de notas: para reter as principais ideias e decisões e compartilhar com os outros integrantes.
- Controlador de tempo: para garantir a evolução eficiente da reunião.
- Colaborador: para manter a discussão em pauta sem perda do foco.
- Especialista: para expor seu conhecimento sobre assuntos específicos.
DEFINA O LOCAL E DATA DA REUNIÃO
O local onde a reunião ocorrerá faz a diferença. Para uma reunião informal é aconselhável uma sala pequena com cadeiras em círculo. Se a reunião for mais formal e rígida, é adequando usar uma sala de conferência.
CONVIDE AS PESSOAS
Tenha certeza que todos os participantes saibam o objetivo da reunião. Pense na opção de enviar convites individualmente, além da agenda eletrônica. Falar pessoalmente também é uma boa opção quando é possível.
ENVIE O MATERIAL PRÉVIO OU SOLICITE UM PREPARO PRELIMINAR
Disponibilize qualquer conteúdo com pelo menos dois dias de antecedência e deixe claro que é necessária a leitura do material.
DEFINA A FORMA DE TOMADA DE DECISÃO
A escolha da maneira como as decisões serão tomadas garantem que a reunião tenha um resultado sólido.
CONCLUA A PAUTA E COMPARTILHE COM OS CONVOCADOS
Caso a pauta seja alterada, disponibilize a versão final aos integrantes. Garanta que esteja pronto para conduzir um debate sobre cada ponto da pauta e que delegou os itens aos participantes corretos.
PREPARE-SE
Se você planejou e praticou sua apresentação, imprimiu o material que precisa ser distribuído e cuidou de todos os detalhes de última hora, sua reunião certamente será um sucesso. Um bom planejamento aumenta a confiança do condutor, tornando-o pronto e apto para uma reunião importante.
